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Los procesos de una empresa son claves en su crecimiento; una empresa que utilice malos procedimientos o metodologías para vender, por ejemplo, tiene el fracaso asegurado. ¿Qué pasa cuando hablamos entonces de los procesos aplicados a la gestión documental? ¿Qué implicaciones tienen los procesos en la gestión de documentos?

Algunas empresas no le dan la debida importancia a la gestión documental porque no se han percatado de sus beneficios. En muchos casos, no son conscientes por ejemplo del tiempo que pierden en dichas tareas, y por tanto, del dinero que están perdiendo.

Las claves para mejorar los procesos de gestión en tu empresa

 Para ser competitivos, siempre es necesario optimizar y optimizar. Si teníamos una estrategia, hay que ver en qué falla y cómo podemos mejorarla. O incluso cambiarla.

No todos los procesos de gestión de documentos son buenos. Por ejemplo, hay empresas que todavía no han experimentado una transformación digital. Utilizan los ordenadores, pero no aprovechan todas sus ventajas.

Es decir:

  • Utilizan el Excel para crear informes de ventas y bases de datos, pero siguen utilizando una caja registradora para registrar las ventas e imprimir tickets.
  • Hacen facturas por ordenador, pero no emplean un software de facturación, con lo cual pierden mucho tiempo y mucha información en el proceso.
  • Crean todo tipo de documentos a través de sistemas informáticos, pero luego los imprimen y los almacenan en unos archivos físicos. No utilizan un software de gestión documental.

¿Es ésta la manera adecuada de trabajar en el presente? ¿Somos suficiente competitivos cuando utilizamos procesos obsoletos que nos hacen perder tiempo, dinero y motivación?

Cuando damos el salto al mundo del comercio electrónico, el problema se vuelve aún mayor. Y es muchas veces cuando la empresa se encuentra en esta coyuntura cuando decide afrontar el proceso de transformación digital de forma clara y seria.

Adoptar un ERP en la nube es de gran ayuda para poder optimizar la conectividad del software que utilizamos. Reducimos tareas duplicadas, tenemos el stock actualizado, logramos extraer información de nuestra plataforma de e-commerce y centrarla en un solo programa.

Como empresario debes ser consciente de que los procesos que estás utilizando pueden estar haciéndote perder dinero. Pero aún te podemos dibujar un panorama todavía más desolador.

¿Qué pasa cuando en tu empresa no hay procesos? ¿Cuándo se improvisan determinadas tareas? Ten por seguro que, si no sabes a qué velocidad vas, ni en qué dirección, no llegarás al sitio que quieres, ni tampoco puedes saber de antemano si llegarás.

Empieza a optimizar los procesos de gestión de tu negocio y verás cómo muchas cosas empiezan a cambiar.

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